システム移行で大混乱…現場が今すぐできる5つの対応方法

あなたは、今こんな状況ではありませんか？

• 新しい基幹システムに切り替えた途端、現場がパニック
• 伝票が止まり、出荷や請求が遅れはじめている
• ベンダーは「仕様です」「マスタの問題です」としか言わない
• 社内の空気がピリピリし、誰も本音を言えない

この記事では、そんな「システム移行後の大混乱」から抜け出すために、現場が今すぐ取るべき対応方法と、その後の再発防止策をわかりやすく整理します。

なぜシステム移行は、ここまで混乱するのか？

まず、「なぜここまで悲惨な状況になるのか」を押さえておきましょう。
大きな原因は、次のようなものです。

よくある混乱の原因

• 並行稼働期間が短すぎる、もしくはゼロ
  • 「今日から新システム一本でお願いします」と言われ、現場が追いつかない。
• マスターデータの整合性が取れていない
  • 取引先・商品・部門コードなどが旧システムとズレていて、エラー連発。
• 業務フローの変更が整理されていない
  • 「今までこうしてたけど、これからはどうするの？」が誰にも分からない。
• ベンダーと現場の認識ギャップ
  • ベンダー：「システムは正常です」
    現場：「いや、仕事が回らないんだけど…」

つまり、「システム移行」自体が悪いのではなく、仕事の流れ・マスタ・現場の理解がそろっていないまま本番稼働してしまうことが、混乱の本質です。

大混乱のときに“最初に”やってはいけないこと

システム移行で混乱していると、つい次のような行動を取りがちです。

• 過去データを全部直そうとする
• 「とにかく使いこなそう」と、機能を全部覚えようとする
• ベンダーに「すべて何とかしてくれ」と丸投げする

ですが、これは火に油です。

特に、過去データを全部直しに行くのはNG。そのあいだも、毎日新しい伝票・受注・出荷は発生します。まずは「これから入るデータ」を正常化することが優先です。

システム移行の混乱から抜け出す5つの対応方法

ここからが本題です。
「システム移行 混乱 対応 方法」として、現場が今すぐできる対処を5つに絞ります。

対応① 「明日からのデータを正しくする」と割り切る

まず決めるべき方針は、過去は一旦わきに置き、「明日からのデータを正しくする」ことに集中するということです。

• いつから「正しい運用」に切り替えるか日付を決める
• それ以前のデータは「後でゆっくりチェックする」ことにする
• これを社内で共有し、混乱の原因を増やさない

過去データの修正は体力勝負です。
まずは“これ以上、間違いを増やさない”ことが、火消しの第一歩です。

対応② 重要マスターの緊急チェックをする

次に、マスターデータの緊急チェックを行います。特に、

• 取引先マスター
• 商品マスター
• 社員・部門マスター

の3つは優先度が高いです。

ポイントは、

• 「旧システム」「新システム」「会計」のマスターを並べて比較
• コード・名称・締め日・税区分など、業務に直結する項目をチェック
• 大きなズレがあるところから順に直す

ここで、「親マスター（基準とするシステム）」を決め、
他システムは読み替え表（共通コード）で対応させると、後々の混乱を防げます。

対応③ 重要業務だけでも“暫定フロー”を紙に描く

混乱しているときほど、頭の中だけで考えるのは危険です。

• 受注 → 出荷 → 請求 → 入金
• 発注 → 入庫 → 検収 → 支払

など、会社にとって重要な業務だけでもいいので、「暫定版の業務フロー図」を紙に描きます。

• どの部署が
• どのタイミングで
• どのシステムに
• 何を入力するのか

を一枚にまとめることで、「誰がどこで迷っているのか」がようやく見えるようになります。

対応④ 問い合わせ窓口を“1か所”に決める

システム移行の混乱時に地味に効いてくるのが、問い合わせ窓口がバラバラで、情報が分散してしまう問題です。

• Aさんはベンダーに直接電話
• Bさんは情シスにチャット
• Cさんは上司にだけ愚痴る

これでは、問題がいつまでも解決しません。

最低限、

• 「システムに関する質問・トラブルは、まずここに集める」
  という窓口（人 or グループ）を決める
• 窓口担当は、質問内容を簡単にログ化しておく

これだけでも、「同じ質問が何度も繰り返される」地獄からは抜け出せます。

対応⑤ エラー・不具合・困りごとを“見える化”する

次に、

• どんなエラーが出ているのか
• どの業務でつまずいているのか
• どの画面が一番ストレスなのか

を、1枚の一覧表にして“見える化”します。

• エラー内容
• 発生した業務（受注・出荷・請求など）
• 担当部署
• 緊急度（今すぐ／今月中／余裕あり）

をまとめておくと、

• どの問題から潰すべきか
• ベンダーに何を優先して依頼するべきか

が明確になります。

混乱が落ち着いたら、必ずやるべき3つの再発防止策

「なんとか日常業務が回るようになってきた…」
ここで終わりにすると、数年後にまた同じことが起きます。

再発防止① 正式な業務フロー図を作成する

暫定でやりくりしていたフローを、正式な業務フロー図として整理します。

• 旧システム時代のフローとの違い
• どの入力が新しく増えたか／どの作業が不要になったか
• 部署間の受け渡しポイント

を明確にし、「会社の共通言語」として残します。

再発防止② マスターを「一対一対応」にする

マスターデータは、「システム移行のたびに混乱を生む爆弾」です。

もう二度と爆発させないためには、

• 親マスターを決める
• 共通コードを設計して読み替え表を作る
• マスターの登録・変更ルールを明文化する

ことで、一対一対応（100対100対応）を実現しておく必要があります。

再発防止③ 現場目線のマニュアルと教育をする

ベンダーが作るマニュアルは、どうしてもシステム操作寄りになります。

• 「どのボタンを押すか」だけでなく、
  → 「なぜその入力が必要なのか」「どの数字につながるのか」 まで説明する
• 経理・現場・管理部門、それぞれの視点でマニュアルを作る

この「現場目線のマニュアル」と教育が、次の担当者にもノウハウを引き継ぐための決め手になります。

5. 自社だけでの対応が厳しいと感じたら

ここまで、「システム移行 混乱 対応 方法」として、社内でできる打ち手をお伝えしてきました。

ただ、現実問題として、

• もう現場は限界で、火消しと通常業務で手一杯
• 社内に業務フローと会計の両方を見られる人がいない
• ベンダーが「それは業務側の問題です」と取り合ってくれない

というケースも多いはずです。

その場合は、

「明日からのデータを正しくすること」と
「業務フローとマスターの整合性を取ること」

に絞って、外部の業務改善・経理DXの専門家に手伝ってもらうのも一つの方法です。

まとめ：システム移行の混乱は、「順番」と「割り切り」で抜け出せる

最後にもう一度、ポイントを整理します。

• 過去データの修正より、「明日から正しく」を優先する
• 重要マスター（取引先・商品・部門）の緊急チェックをする
• 重要業務だけでも暫定フローを紙に描いて共有する
• 問い合わせ窓口を一本化し、困りごとをログ化する
• 落ち着いたら、業務フローとマスターを正式に整備する

システム移行の混乱は、「ツールが悪い」というより、整えるべき順番と土台を飛ばしてしまった結果です。

だからこそ、順番を正しく踏み直せば、今のシステムのままでも立て直しは十分に可能です。

もし、あなたが今まさに炎上の真ん中にいて、「もう、どこから手をつければいいか分からない…」と感じているなら、まずはこの記事の対応①〜⑤のうち、できるところからひとつだけ試してみてください。

そこから、次の一手が必ず見えてきます。