▶ J社の抱えていた課題
- 本来ならば、合っていなくてないけない二つのシステム。その数字が合っていない。こんな話、意外とよくあることです。
- J社の場合、Aシステムは売上管理システムでした。営業のみなさんが、受注データを入力します。Bシステムは、仕入発注システムでした。受注に基づき、必要な数を仕入れます。
- それなのに、AシステムとBシステムは常に合っていませんでした。仕方がないので、J社は日常的に余裕を持って仕入していました。その結果、過剰な在庫を抱えて困っていたのです。
▶ 支援内容（お試し業務改善サービス）
- 「AシステムとBシステムを、連動させればいいじゃないか→X（バツ)」まず、データ連動するアイデアが浮かびます。ところが、データ連動は意外とハードルが高いのです。
- 「マスターの変換表が必要です」AシステムとBシステムのマスターは、全然違います。二つのシステムを結びつける、『変換表』を作る必要があります。これを作るのが大変。
- 「データ連動の開発費がかかります。」古いシステムだと、外部システムと連携することを想定していないものが多いのです。そんな旧式システムと連動しようすると莫大なお金がかかります。
- 「社員が協力してくれない。」社員は、AシステムとBシステムに不信感を持っています。AシステムとBシステムが合っていないせいで、日常的に様々な苦労をされています。そこへ、データ連動のための新しい仕事や手順変更を頼んだら？とても嫌がります。社員は、今まで通りにやりたがるものです。
▶ 解決策
- リスクのあるデータ連動開発費はやめて、その代わりにとても簡単な方法を取りましょう。
- Aシステムの受注データに、日付を入れることにします。
- Aシステムで、今日仕入発注を依頼したデータに『今日の日付』を入力します。
- Bシステムの仕入発注データにも、日付を入れることにします。
- Bシステムで、今日依頼を受けて発注したデータに『今日の日付』を入力します。
- 一日が終わったとき、Aシステムの今日発注を依頼したデータの”合計金額”とBシステムの今日依頼を受けて発注したデータの”合計金額”は合っているはずです。ところが、一発で合うことは少ないです。どこかで入力ミスやコミュニケーションミスで、数字を間違えてしまうからです。
- しかし、当日の夜ないし翌日の午前中なら、すぐにミスを見つけて修正できます。苦労せずに、AシステムとBシステムの数字を合わせることができます。なぜなら、記憶が新しいので関係者の誰もがよく覚えているからです（もしも一週間後経ってしまうと、合わせるのはとても難しくなります）。
- Bシステムのデータが膨大であれば、”わかりやすい割り方”をしましょう。第一営業部 4/1、第二営業部 4/1、第三営業部 4/1、・・・。第一営業部分だけで照合するのは、とても簡単だと思います。
▶ 結果
- かくして、AシステムとBシステムは一日ずつ照合されていきました。正しい数値を積み重ねていくと、過去のデータの間違いに気がつくようになります。というのは、お客さまとの取引は正確ですから。取引と、自社システムとのズレが見えてくるのです。
- こうして、お金をかけずにJ社のAシステムとBシステムは合いました。Bシステム担当の部署は、毎晩遅くまで残業していましたが、半年後には定時で退社するようになりました。
